Admin: el corazón financiero de la agencia.
Todo el dinero de Atómica pasa por una sola persona, a mano, en Google Sheets: facturación end to end, cobranzas cliente por cliente, cash flow, prep de IVA, pagos a proveedores. Maricel además es punto de contacto de varias cuentas, así que su día es un switching constante entre admin y cuentas. Es el área más sensible: concentra la previsibilidad de los ingresos en un proceso manual.
Maricel · flujo del día (9:00 → 18:00)
Maricel · rutinas
| Rutina | Frecuencia | Herramientas | Automatizable |
|---|---|---|---|
| Facturación end to end · proyectar en Sheets, verificar, emitir, enviar, registrar, actualizar estados de cuenta | diaria | Google Sheets, Gmail | Sí · alto |
| Cobranzas · seguimiento de facturas pendientes, recordatorios, control de vencimientos, monitoreo de saldos | diaria | Gmail, Sheets | Sí · alto |
| Reporte ejecutivo semanal · resumen por cada cliente (contenidos, diseño, campañas, resultados, próximos pasos) | jueves | Google Docs/Sheets | Sí · alto |
| Control de cash flow · registrar ingresos y egresos, actualizar movimientos | diaria | Google Sheets | Parcial |
| Reporting mensual de resultados · análisis de métricas, armado de reportes, resúmenes ejecutivos | mensual | Meta/Google Ads, Sheets/Docs | Parcial |
| Coordinación operativa interna · priorizar solicitudes, asignar a diseño, seguir deadlines, detectar cuellos de botella | diaria | Asana, Slack | Parcial |
| Prep de IVA · consolidar facturas emitidas/recibidas, registrar, actualizar planillas | mensual | Google Sheets | Sí |
| Pagos a proveedores · recibir/procesar facturas, registrar gastos, programar y calendarizar pagos | recurrente | Gmail, Sheets, Calendar | Sí |
Dónde se va el tiempo · las fricciones
- Facturación 100% manual en Sheets · proceso completo en una persona, lento y propenso a error humano en montos y estados.
- Cobranzas a pulmón · depende de que ella recuerde y empuje vencimientos y recordatorios cliente por cliente, sin automatización.
- Reporte semanal de los jueves multi-cliente · armar a mano un resumen por cada cuenta consume tiempo fijo cada semana, escala mal con más clientes.
- Switching constante admin ↔ cuentas · alterna todo el día entre finanzas y gestión de cuentas, fragmenta el foco.
- Detección de cuellos de botella manual · la visibilidad de carga del equipo y deadlines depende de su lectura de Asana, no de alertas.
Qué absorbe Steve · del Hub a la previsibilidad
El núcleo financiero se vuelve un pipeline: Steve arma los borradores, controla los vencimientos y consolida los datos; Maricel pasa de cargar planillas a dar el OK y leer la estrategia. El dinero deja de depender de una sola memoria.
Pipeline de facturación + cobranzas
Borrador de factura desde el Sheet de proyección, mail al cliente listo para enviar, detección de facturas vencidas o por vencer, recordatorios en la voz de la agencia, actualización de saldos y escalado de los casos que necesitan a Maricel. Solo queda el OK humano.
Reporte ejecutivo semanal automático
Cada jueves, Steve consolida por cliente el estado de contenidos (Asana), el avance de diseño, el estado de campañas y los resultados (Meta/Google), y genera el resumen ejecutivo en draft listo para revisar. Escala con cada cliente nuevo sin sumar horas.
Consolidación para prep de IVA
Consolida facturas emitidas y recibidas en la planilla de control, verifica la documentación respaldatoria y deja la gestión contable ordenada y al día, sin la carga manual de fin de mes.
Alertas de cash flow
Registra ingresos y egresos a partir de comprobantes y movimientos, mantiene el Sheet actualizado y avisa proactivo los desvíos antes de que se vuelvan un problema. La salud financiera deja de ser una lectura manual.